Die Vorteile der elektronischen Signaturtechnologie für Fachleute und Unternehmen

Die digitale Signatur ersetzt im Geschäftsleben immer öfter handgeschriebene Unterschriften. Sie wird einmal manuell erstellt, digitalisiert und dann an Dokumente angehängt. Anschließend gilt der Text als unterschrieben und sein Inhalt als authentisch, weil sich seine Echtheit elektronisch prüfen lässt. Hauptgrund für die Einführung digitaler Unterschriften war, dass sich unter den unzähligen E-Mails diverse mit gefälschten Absendern befinden. Denn dank moderner Technologien ist es heute sehr leicht, sich in einer E-Mail als eine andere Person auszugeben. Insbesondere im Geschäftsleben kann das fatale Folgen haben.

Anforderungen an die Datensicherheit

Damit das Dokument und die E-Mail rechtskräftig sind, müssen Text und Signatur einige wichtige Voraussetzungen erfüllen:

– Man darf beide nicht fälschen können.
– Die Unterschrift darf nicht von einem Schreiben auf ein anderes übertragbar sein.
– Sie muss elektronisch auf ihre Echtheit überprüft werden können.

Je nach erforderlichem Sicherheitsniveau wählen Firmen eine von drei Signaturarten. Wichtig ist außerdem, dass die elektronische Signatur direkt, schnell und sicher unter dem Text eingefügt werden kann.

Arten elektronischer Signaturen

Bei der zentralen elektronischen Unterschrift muss sich der Unterzeichnende zuerst bei seinem Anbieter verifizieren, um auf die zu signierende Datei zugreifen zu können. Nach dem Unterzeichnen fügt der Dienstleister die elektronische Unterschrift ein. Biometrische Signaturen werden über Tablet und Stift erstellt. Dafür nutzt der Unterzeichner ein Apple-, Google- oder Microsoft-Mobilgerät. Die Verifizierung erfolgt durch einen Vergleich mit den in der hinterlegten Unterschrift eingebetteten biometrischen Informationen. Bei Remote-Signaturen erhält er vom Anbieter per SMS einen Code, mit dem er den Vertrag unterschreiben und abschicken kann.

Diese Vorteile bieten digitale Signaturen

Unabhängig von der Betriebsgröße sind digitale Signaturen mit den folgenden Vorteilen verbunden.

Vorteil 1: Einfache Einrichtung

Unternehmen, die den Signatur-Service abonnieren möchten, registrieren sich einfach auf der Webseite des gewählten Anbieters. Anschließend entscheiden sie sich für das gewünschte Kostenmodell. Und können dann sogar von ihrem Mobilgerät aus rechtsgültige Verträge erstellen.

Vorteil 2: Geringere Papiermengen

Weil zur Erstellung der zu unterschreibenden E-Mails und Dokumente kein Papier bedruckt werden muss, verringert sich der Papierverbrauch. Überquellende Aktenordner und Archive im Keller werden dadurch überflüssig.

Vorteil 3: Reibungsloser Workflow

Sollen Verträge und andere wichtige Papiere per elektronische Unterschrift signiert werden, muss sich der Unterzeichner bei seinem Anbieter verifizieren. Anschließend kann er seine Datei öffnen und unterzeichnen. Nach der Freigabe setzt der Dienstleister die gespeicherte digitale Unterschrift unter das Textfeld und fügt die fertige Datei in den digitalen Workflow ein.

Vorteil 4: Zeit- und kostensparender Ablauf

Die bisherigen Abläufe waren beim Unterzeichnen umständlich: Vertragspartner 1 übersendet Vertragspartner 2 das Dokument per E-Mail oder Brief. Dieser druckt es aus oder setzt seine Unterschrift gleich auf das Papier. Dann scannt er es ein und speichert es in seinem digitalen Archiv. Anschließend schickt er den Originalvertrag per Post zurück an Vertragspartner 1. Dieser scannt ihn bei sich ein und legt ihn ab.

Mit dem Signatur-Anbieter läuft das Prozedere einfacher und schneller ab: Vertragspartner 1 meldet sich bei seinem Anbieter an und lädt die jeweilige Datei hoch. Vertragspartner 2 öffnet sie zum Unterschreiben, nachdem er den Link in der erhaltenen E-Mail angeklickt hat. Anschließend signiert er den Vertrag elektronisch. Danach erhält Vertragspartner 1 eine E-Mail mit einem Link, sodass er den unterschriebenen Vertrag öffnen kann. Diesem ist ein Echtheitszertifikat beigefügt. Wie man unschwer erkennen kann, spart das digitale Verfahren mehrere Tage Zeit, Arbeitsaufwand und Portokosten.

Vorteil 5: Rechtssicherheit

Elektronische Signaturen sind gemäß der elDAS-Verordnung genauso rechtswirksam wie manuelle Unterschriften. Öffentliche Zertifizierungsstelle ist die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin).

Vorteil 6: Vielfältige Verwendbarkeit

Nutzer der digitalen Unterschrift haben die Möglichkeit, damit die unterschiedlichsten Ookumente rechtsgültig und in Echtzeit zu unterzeichnen:

– Übernahmeerklärungen
– Mietverträge
– Leasingverträge
– Kaufverträge
– Dienstleistungsverträge
– Finanzdokumente
– Verzichtserklärungen
– Haftungserklärungen
– Belege

Vorteil 7: Hohe Datensicherheit

Die Anbieter elektronischer Unterschriften (Trust Service Provider) nutzen die neuesten digitalen Technologien, um die Dokumente und Signaturen ihrer Business-Kunden fälschungssicher zu machen.